VAKE som föregångare: Aktuellt patient- och klientarkiv är resultatet av långsiktigt arbete

Välfärdsområdena som inledde sin verksamhet i början av 2023 samlar in det omfattande social- och hälsovårdens datamaterial i pappersformat av kommunerna, som var utspridd i stadsarkiv, hälsostationer och sjukhus. I klient- och patientdokumenten lagrar man data som rör klienter och patienter samt de tjänster som de får. Då mängden patient- och klientdatamaterial enligt en nationell bedömning oftast är flera hundra kilometer, är många välfärdsområden är fortfarande i startfasen i planeringen av överföringen av informationsmaterial.

Situationen i Vanda och Kervo välfärdsområde är dock en annan, då man inledde det långsiktiga och planmässiga arbetet redan för tio år sedan. När välfärdsområdesberedningen började, föddes en framtidsbild hos Vanda stad år 2016 om ett modernt slutarkiv, där social- och hälsovårdens arkiv hade separerats till ett eget arkiv.

”I VAKE är vi nöjda med, att det noggranna och långvariga arbete som vårt arkivteam har utfört har gett resultat: vi har ett gemensamt huvudarkiv för hela välfärdsområdet och snart kan vi också använda den elektroniska arkiveringslösningen. Detta garanterar, att patient- och klientuppgifter är tillgängliga när de behövs. Ett professionellt arkiveringsarbete säkerställer en kvalitativ datatjänst samt klienternas rättigheter och datasäkerhet”, säger förvaltningsdirektör Riikka Rajahalme.

Ett kompetent arkiveringsteam stöder patienternas och klienternas rättigheter

Upprätthålla arkivet och svara på lagstadgade begäran av uppgifter är verksamhet som kräver specialkompetens. Registerhållaren som upprätthåller dokument ska säkerställa pålitligheten, riktigheten, tillgängligheten och säker förvaring av kunduppgifter.

VAKEs arkiveringsteam fungerar under Vanda och Kervo välfärdsområdets registratur- och arkivtjänster. I teamet arbetar arkiveringsansvarig, arkivskötare och fem arkivsekreterare. Urvals- och organiseringsarbetet av olika dokumentserier har utförts med arkiveringsansvariges anvisning.

”De moderna och ändamålsenliga arkivlokalerna som byggts av Vanda stad och som övergått till VAKEs användning för med sig betydande kostnadsnytta för VAKE. Ordnandet av arkivet som pågått i flera år och att lagra materialet i elektroniskt format i fortsättningen ökar kostnadseffektiviteten. Samtidigt förverkligas patienternas och kundernas intressen, fördelar och rättigheter”, berättar arkiveringsansvarige  Sari Tonisson.

Medlemmarna i arkiveringsteamet har lång erfarenhet av arkiveringsarbete och hållbarheten på teamets medlemmar har bidragit till kontinuitet i arkiveringsarbetet. Under de kommande 1–2 är tanken att fortsätta organiseringsarbetet av det analoga arkivet för klient- och patientuppgifter i välfärdsområdets huvudarkiv innan man får allt material i slutlig form. Efter detta är tanken att arbetet som görs i arkivet i högre grad än idag ska inriktas på att lagra patientdokument i elektronisk form i XDS-arkivet.